Introduction

Vita Group NV (Cordeel Group), dont le siège social est sis à 9140 Temse, Frank Van Dyckelaan 15, et inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 458.393.294, accorde une grande importance à une collecte et à un traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. Nous tenons en particulier à ce que les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, soient protégées contre toute perte, fuite, erreur, accès non autorisé ou traitement illicite.

Nous souhaitons vous informer, par le biais de la présente politique de confidentialité, de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel.

Nous vous demandons de la lire attentivement, étant donné qu’elle contient des informations essentielles sur la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel, et pourquoi.

En nous communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez expressément accepter et avoir pris connaissance de la présente politique de confidentialité et du traitement de vos données.

Champ d’application

La présente politique de confidentialité porte sur tous les services que nous fournissons et, d’une manière générale, sur toutes les activités que nous exécutons.

Responsable du traitement

Vita Group est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Lors de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Données à caractère personnel

En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous partagez avec nous les données à caractère personnel suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et de GSM, données d’identification financières, données relatives à la solvabilité, transactions financières, activités professionnelles, accords et dispositions, données d’identification électronique (cookies, adresse IP)).

Dans le cadre de certaines obligations légales (enregistrement électronique de la présence, déclaration de travaux 30bis), il est possible que vous nous fournissiez des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (données E-ID, numéro Limosa).

Nous portons à votre connaissance que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez, ainsi que de leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, merci de nous le faire savoir.

Vous n’êtes pas obligé de partager vos données à caractère personnel, mais vous devez comprendre que la fourniture de certains services ou la collaboration ne peut pas être possible si vous n’acceptez pas leur collecte et leur traitement.

Objectifs du traitement et fondement juridique

Données client

Dans le cadre de notre prestation de service et de nos activités, nous récoltons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et donneurs d’ordre, de leurs collaborateurs, mandataires et autres personnes de contact utiles. Les objectifs de ces traitements sont l’exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution du contrat, l’accomplissement d’obligations légales et réglementaires (comme la déclaration de travaux 30bis) et/ou notre intérêt légitime.

Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous récoltons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs sous-traitants éventuels, de leurs collaborateurs, mandataires et autres personnes de contact utiles. Les objectifs de ces traitements sont l’exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs / sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution du contrat, l’accomplissement d’obligations légales et réglementaires (comme la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la liste des présences ou d’autres obligations dans le cadre de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (pour le marketing direct par exemple). Pour l’enregistrement électronique des présences, nous traitons les données E-ID ou le numéro Limosa. Pour les activités de marketing direct par courriel (newsletter ou invitation à des événements), une autorisation sera toujours demandée, et elle peut être retirée à tout moment.

Données du personnel

Nous traitons les données à caractère personnel de nos collaborateurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de notre administration salariale. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est régi par une politique de protection des données pour les travailleurs.

Autres données

Outre les données des clients, fournisseurs / sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données d’autres personnes : nouveaux clients / prospects, contacts utiles au sein de notre secteur, contacts de réseautage, contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. Le fondement juridique est notre intérêt légitime, ou dans certains cas, l’exécution d’un accord.

Durée du traitement

Nous conservons et traitons les données à caractère personnel durant une période nécessaire, en fonction des objectifs du traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données de clients et les données des fournisseurs ou sous-traitants seront dans tous les cas supprimées de nos systèmes au terme d’un délai de dix ans après la fin du contrat ou du projet, sauf pour les données à caractère personnel que nous devons conserver plus longtemps en raison d’une réglementation spécifique ou dans le cas d’un litige en cours, pour lequel les données à caractère personnel demeurent nécessaires.

Droits

Conformément à et sous réserve des conditions de la législation belge en matière de confidentialité et des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, nous portons à votre connaissance que vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès et de regard : vous avez le droit de prendre gratuitement connaissance des données en notre possession à votre sujet, et de voir quelle est leur utilisation.
• Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données à caractère personnel inexactes, et de compléter les données à caractère personnel incomplètes.
• Droit de suppression ou de limitation : vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel ou d’en limiter le traitement dans les circonstances et sous réserve des conditions déterminées par le Règlement Général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser la suppression ou la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si elles nous sont nécessaires dans le cadre de l’exécution d’une obligation légale, d’un contrat ou dans le cadre de notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux objectifs pour lesquels elles ont été récoltées.
• Droit de portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données que vous nous avez fournies sous une forme structurée, accessible et lisible à la machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
• Droit d’objection : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel en vertu de motifs graves ou légitimes. Veuillez tenir compte du fait que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de données à caractère personnel qui nous sont nécessaires dans le cadre de l’exécution d’une obligation légale, d’un contrat ou dans le cadre de notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux objectifs pour lesquels elles ont été récoltées.
• Droit de retrait de votre autorisation : Si le traitement des données à caractère personnel repose sur une autorisation préalable, vous avez le droit de retirer cette autorisation. Ces données à caractère personnel ne seront dans ce cas traitées que si nous disposons d’un autre fondement juridique.
• Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comporte pas de profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions totalement automatisées.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant au département ICT. Les coordonnées de contact sont les suivantes : gdpr@cordeel.eu ou 03/710.55.72.

Nous mettons tout en œuvre pour gérer de façon consciencieuse et légitime vos données à caractère personnel, dans le respect de la législation applicable. Si vous estimez malgré tout que vous avez subi une violation de vos droits et si vos préoccupations n’ont pas été entendues par notre entreprise, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’organisme suivant :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. : 02 274 48 00

Fax : 02 268 48 35

Adresse électronique : contact@apd-gba.be

Si vous estimez être lésé suite au traitement de données à caractère personnel, vous pouvez également vous adresser à un tribunal.

Transmission à des tiers

Certaines données à caractère personnel récoltées par nos soins seront transmises et potentiellement traitées par des prestataires de services tiers, comme notre fournisseur IT, notre comptable, notre réviseur, ainsi que par les autorités (par exemple, pour la déclaration de travaux 30bis, l’enregistrement des présences ou la participation à des marchés publics).

Il est possible qu’une ou plusieurs des tierces parties susmentionnées soit localisée en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Toutes les données à caractère personnel seront envoyées des pays tiers avec un niveau de protection adéquat.

Les collaborateurs, supérieurs et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et des prestataires de services spécialisés désignés par leurs soins doivent respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne peuvent les utiliser que pour les finalités pour lesquelles elles leurs ont été transmises.

Si nécessaire, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à d’autres tierces parties. Cela peut être le cas si nous devions être réorganisés en tout ou partie, si nos activités étaient transmises ou si nous étions déclarés en faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel soient transmises dans le cadre d’un jugement judiciaire, ou pour respecter une obligation légale donnée. Dans ce cas, nous consentirons des efforts raisonnables pour vous informer au préalable de cette communication de vos données à caractère personnel à des tiers. Vous devez également savoir et comprendre que dans certaines circonstances, cela n’est pas toujours faisable, sur le plan technique ou commercial, ou que certaines limitations légales peuvent être applicables.

En aucun cas nous ne vendrons ou mettrons vos données à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf si vous avez préalablement donné votre accord.

Mesures techniques et organisationnelles

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel selon un niveau de sécurité suffisant et les protéger de la destruction, perte, falsification, consultation non autorisée ou transmission par erreur à des tiers, ainsi que de tout traitement non autorisé. Vita Group ne peut en aucun cas être tenu responsable d’un quelconque dommage direct ou indirect découlant d’une utilisation fautive ou illégitime des données à caractère personnel par un tiers.

Accès par des tiers

En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous permettons à nos collaborateurs et mandataires d’accéder à vos données à caractère personnel. Nous garantissons un niveau de sécurité similaire par des obligations contractuelles opposables à ces collaborateurs et mandataires, et similaires à la présente politique de confidentialité.

Vous avez d’autres questions ?

Si, après avoir pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité, vous avez des questions ou des remarques portant sur la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à contacter notre département ICT par courrier adressé à Vita Group, département ICT, Eurolaan 7, 9140 Temse ou par courriel à gdpr@cordeel.eu.